Ao conseguir administrar as tarefas, é possível dedicar um tempo para implementar melhorias para a sua área e para a equipe

Com certeza você já deve ter ouvido falar ou até mesmo já mencionou a seguinte frase: “não tenho tempo para mais nada”. Nos dias de hoje, encontrar um espaço na agenda pode ser um verdadeiro desafio. Por isso, é muito importante conhecer e executar algumas práticas a fim de conseguir otimizar o seu tempo. Afinal de contas, o nosso maior bem é exatamente este: o tempo. E por isso, ele deve ser usado de forma inteligente.  

“Ao otimizar e controlar as suas tarefas, o gestor realizará as demandas diárias com maior agilidade, assim como dedicará um tempo para criar e implementar melhorias e soluções assertivas para a sua área e para a equipe”, afirma Eliane Ribeiro, mastercoaching life e business.  

Já quando o assunto é o dia a dia da equipe, a especialista diz que, ao otimizar melhor o tempo, o gestor estará mais próximo para acompanhar e intervir quando necessário. “Além disso, o líder poderá ser uma referência para a sua equipe, e assim, gerar um engajamento maior”, analisa.

COMO OTIMIZAR O TEMPO E AUMENTAR A PRODUTIVIDADE?

1 - LISTE TODAS AS ATIVIDADES

Você pode fazer isso com a ajuda de uma planilha, inteligência artificial ou ferramentas. O importante aqui é que, ao listar todas as suas atividades, você conseguirá ter uma dimensão real das demandas, e poderá estipular prazos mais precisos para os próximos trabalhos que aparecerem.

2 - CLASSIFIQUE AS TAREFAS

Coloque-as como diárias, semanais e mensais. Vale também acrescentar o tempo para a execução de cada atividade. “Assim, você conseguirá manter mais o foco, dedicando a energia necessária para a realização de cada item. Sem esquecer que, ao classificá-los, você se tornará uma pessoa mais produtiva, assertiva e conseguirá aperfeiçoar os processos da sua área”, ensina Eliane.

3 - PRIORIZE O QUE, DE FATO, FOR IMPORTANTE

Com a lista de tarefas em mãos, será mais fácil identificar os trabalhos que são importantes e aquelas que são urgentes. Para facilitar ainda mais, os processos classificados como importantes são aqueles que irão lhe ajudar a atingir os resultados aguardados pela empresa.

Já as demandas urgentes são aquelas que o prazo máximo de entrega está muito próximo. E vale saber que o trabalho urgente nem sempre será aquele que apresentará bons resultados. Por isso, é legal fazer essa classificação com sabedoria.  

4 - DELEGUE AS TAREFAS

O famosos delegar funções, às vezes, é muito importante, principalmente em cargos de liderança. Isso porque, realizar tarefas que deveriam ser da equipe pode atingir – e muito – a sua produtividade. Além disso, delegar funções ajuda a manter o fluxo de trabalho mais assertivo.

5 - DEDIQUE HORAS DE TRABALHO PARA TRABALHAR

A gente sabe que o uso da tecnologia pode ser viciante. Assim como aceitar o invite de todas as reuniões que, não necessariamente, você deveria participar. Por isso, durante a jornada de trabalho, o ideal é tentar reduzir o tempo de uso das redes sociais. Deixe para responder aquela mensagem de um familiar ou amigo, ou até mesmo comentar a foto de alguém, nas horas de descanso. E avalie quais reuniões você realmente deve participar.

6 - TENHA FOCO

E uma forma de ajudar na tarefa de reduzir o tempo bisbilhotando as redes sociais é manter o foco nas atividades profissionais. Afinal de contas, as distrações podem ser verdadeiras inimigas na hora de otimizar o tempo de trabalho.

Portanto, além de não ficar de olho nas redes, algumas alternativas para focar nas tarefas são:  

• Deixar um recado para as pessoas que indiquem que você está indisponível no momento (hoje em dia, diversas ferramentas de trabalho possuem esta opção de busy)
• E, claro, desligue o celular

Afinal, quando você desconecta literalmente do que não é importante naquele momento, acaba garantindo que todos os esforços estejam voltados para as suas funções profissionais.  

7 - USE A TECNOLOGIA A SEU FAVOR

As redes sociais devem ficar longe de você, mas não a tecnologia. Por isso, o uso de agendas eletrônicas pode contribuir para otimizar melhor o seu tempo de trabalho.  

“Use aplicativos no celular ou no computador para distribuir as tarefas e acompanhar a execução. Alguns bons exemplo são: Flynow, Todoist, Google Agenda, entre outros”, aponta Eliane.

DICA EXTRA: CHEGA DE APAGAR INCÊNDIOS

Então, em resumo, ao seguir estes passos corretamente, você acaba se antecipando em relação a algum problema que possa ocorrer. Ou seja, você evita tornar-se “bombeiro”, que é aquela pessoa que está sempre resolvendo os contratempos do setor em que trabalha.

“Não cumprir os prazos acaba por trazer um desgaste emocional, estresse e coloca a equipe, e você, sobre máxima pressão”, conclui a especialista.